RULES & TERMS

1. Accepted Film Categories

Only films submitted under the following categories will be accepted. Films submitted outside these categories will not be considered.

1a. Feature Films (60–90 minutes)

  • International Feature Film

  • Regional Feature Film (NRW / Germany)

Note: Feature-length documentary films are NOT accepted.

1b.Short Films (maximum 15 minutes, including credits)

  • International Short Film

  • Regional Short Film (NRW / Germany)

1c. Short Documentary Films (maximum 15 minutes, including credits)

  • International or Regional Short Documentary Film

Note: Only short documentary films are accepted. Feature-length documentaries are NOT permitted.

1d. Music Videos (maximum 4 minutes)

  • International Music Video

  • Regional Music Video (NRW / Germany)

1e. Social Short Films (maximum 15 minutes, including credits)

  • International or Regional Social Short Film

2. Eligibility & General Conditions

  • Only films that fall within the above-listed categories are eligible.

  • Films exceeding the maximum runtime will be automatically disqualified.

  • All genres are welcome within the accepted categories only.

3. International & National Submissions

  • Submissions are open to German and international filmmakers.

  • Regional categories are limited to NRW / Germany-based productions.

4. Submission Fees

Submission fees are non-refundable under all circumstances, including:

  • Withdrawal

  • Non-selection

  • Disqualification

5. Student Submissions

A valid student ID is required if the producer or director is submitting as a student.

6. Language & Subtitles

  • Films must be in English or German.

  • Films in other languages must include English subtitles.

  • Subtitles must be clear, accurate, and properly synchronized.

7. Rights & Copyright

By submitting a film, the filmmaker confirms:

  • Full ownership of all rights, including music, images, and third-party materials

  • The film does not violate any copyright or intellectual property laws

The filmmaker agrees to indemnify and hold harmless the NRW Film Festival, its organizers, and partners from any legal claims arising from the submitted film.

GEMA & Music Rights

By submitting a film, the filmmaker confirms that all music rights, including GEMA rights and rights of any other collecting societies, have been fully cleared.

  • Responsibility for music licensing, GEMA registration, fees, and permissions lies entirely with the submitting party.

  • The NRW Film Festival does not cover, reimburse, or assume liability for any GEMA fees or music-related rights.

  • Any claims, fees, or legal issues arising from unlicensed or improperly licensed music are the sole responsibility of the filmmaker.

  • Films found to violate GEMA or other music rights regulations may be disqualified.

8. Multiple Entries

  • Filmmakers may submit multiple films.

  • Each film requires a separate submission and fee.

9. Screening & Promotion Rights

By submitting a film, filmmakers grant the festival the right to:

  • Screen the film during the festival

  • Use trailers, clips, posters, and stills for promotional purposes

All screenings are private, invitation-only events. No public ticket sales will be made.

10. Submission Format

  • Films must be submitted in high-quality digital format (MP4 or MOV).

  • Selected films must provide a DCP format for screening.

  • Failure to deliver the DCP may result in removal from the program.

11. Selection & Jury

  • All films are reviewed by the festival jury.

  • Selection is based on:

    • Creativity

    • Storytelling

    • Originality

    • Technical quality

  • Jury decisions are final and non-negotiable.

  • Only shortlisted BEST SHORT FILMS (finalists) will be screened during the festival.

  • Other selected categories will:

    • Receive a certificate

    • Be invited to attend the festival

12. Notification

Filmmakers will be notified of their selection status via email according to the timeline published on the festival website.

13. Age & Content Restrictions

  • Films must comply with German legal and ethical standards.

  • No adult or explicit content is allowed.

  • Films violating these regulations will be disqualified.

14. Winners & Awards

All officially selected films receive:

  • Festival Laurel

  • Certificate

Winning films are eligible for:

  • Festival screening

  • Promotional events and encore screenings

15. Festival Rights

The NRW Film Festival reserves the right to:

  • Change scheduling or venues due to technical, legal, or organizational reasons

Submission fees remain non-refundable in all cases.

REGELN UND BEDINGUNGEN

1. Zugelassene Filmkategorien

Es werden ausschließlich Filme akzeptiert, die in den folgenden Kategorien eingereicht werden. Filme außerhalb dieser Kategorien werden nicht berücksichtigt.

1a. Spielfilm (60–90 Minuten)

  • Internationaler Langfilm

  • Regionaler Langfilm (NRW / Deutschland)

Hinweis: Dokumentar-Langfilme sind NICHT zugelassen.

1b. Kurzfilme (maximal 15 Minuten inklusive Abspann)

  • Internationaler Kurzfilm

  • Regionaler Kurzfilm (NRW / Deutschland)

1c. Kurze Dokumentarfilme (maximal 15 Minuten inklusive Abspann)

  • Internationaler oder regionaler Kurz-Dokumentarfilm

Hinweis: Es werden ausschließlich kurze Dokumentarfilme akzeptiert. Dokumentarfilme in Spielfilmlänge sind NICHT zugelassen.

1d. Musikvideos (maximal 4 Minuten)

  • Internationales Musikvideo

  • Regionales Musikvideo (NRW / Deutschland)

1e. Soziale Kurzfilme (maximal 15 Minuten inklusive Abspann)

  • Internationaler oder regionaler sozialer Kurzfilm

2. Teilnahmeberechtigung & Allgemeine Bedingungen

  • Teilnahmeberechtigt sind ausschließlich Filme, die den oben genannten Kategorien entsprechen.

  • Filme, die die maximale Laufzeit überschreiten, werden automatisch disqualifiziert.

  • Alle Genres sind innerhalb der zugelassenen Kategorien willkommen.

3. Internationale & Nationale Einreichungen

  • Einreichungen sind für deutsche und internationale Filmschaffende geöffnet.

  • Regionale Kategorien sind auf Produktionen aus NRW / Deutschland beschränkt.

4. Einreichungsgebühren

Die Einreichungsgebühren sind unter keinen Umständen erstattungsfähig, einschließlich bei:

  • Rückzug der Einreichung

  • Nicht-Auswahl

  • Disqualifikation

5. Studentische Einreichungen

Bei Einreichungen als Studierende:r ist ein gültiger Studierendenausweis erforderlich, sofern Produzent:in oder Regisseur:in als Student:in einreicht.

6. Sprache & Untertitel

  • Filme müssen in englischer oder deutscher Sprache vorliegen.

  • Filme in anderen Sprachen müssen englische Untertitel enthalten.

  • Untertitel müssen klar, korrekt und synchronisiert sein.

7. Rechte & Urheberrecht

Mit der Einreichung bestätigt der/die Filmschaffende:

  • Das vollständige Eigentum an allen Rechten, einschließlich Musik, Bildern und Materialien Dritter

  • Dass der Film keine Urheber- oder Schutzrechte Dritter verletzt

Der/die Einreichende erklärt sich damit einverstanden, das NRW Film Festival, dessen Veranstalter und Partner von sämtlichen rechtlichen Ansprüchen freizustellen, die aus der Einreichung resultieren.

GEMA & Musikrechte

Mit der Einreichung bestätigt der/die Filmschaffende, dass sämtliche Musikrechte, einschließlich GEMA-Rechte und Rechte anderer Verwertungsgesellschaften, vollständig geklärt sind.

  • Die Verantwortung für Musiklizenzen, GEMA-Anmeldungen, Gebühren und Genehmigungen liegt ausschließlichbei der einreichenden Person.

  • Das NRW Film Festival übernimmt keine Kosten, Erstattungen oder Haftung für GEMA-Gebühren oder musikbezogene Rechte.

  • Sämtliche Ansprüche, Gebühren oder rechtliche Konsequenzen aufgrund nicht lizenzierter oder fehlerhaft lizenzierter Musik liegen allein in der Verantwortung der Filmschaffenden.

  • Filme, die gegen GEMA- oder andere Musikrechtsbestimmungen verstoßen, können disqualifiziert werden.

8. Mehrfacheinreichungen

  • Mehrere Filme können eingereicht werden.

  • Für jeden Film ist eine separate Einreichung inklusive Gebühr erforderlich.

9. Vorführungs- & Nutzungsrechte

Mit der Einreichung räumen die Filmschaffenden dem Festival das Recht ein:

  • Den Film im Rahmen des Festivals zu zeigen

  • Trailer, Filmausschnitte, Poster und Standbilder zu Werbezwecken zu nutzen

Alle Vorführungen sind nicht-öffentliche Veranstaltungen und erfolgen nur auf Einladung. Es findet kein öffentlicher Ticketverkauf statt.

10. Einreichungsformat

  • Filme müssen in hochwertigem digitalem Format (MP4 oder MOV) eingereicht werden.

  • Ausgewählte Filme müssen zusätzlich ein DCP-Format für die Vorführung bereitstellen.

  • Die Nichtbereitstellung des DCP kann zum Ausschluss aus dem Programm führen.

11. Auswahl & Jury

  • Alle Filme werden von der Festivaljury geprüft.

  • Die Auswahl basiert auf:

    • Kreativität

    • Storytelling

    • Originalität

    • Technischer Qualität

  • Juryentscheidungen sind endgültig und nicht anfechtbar.

  • Nur die nominierten BESTEN KURZFILME (Finalisten) werden während des Festivals gezeigt.

  • Andere ausgewählte Kategorien erhalten:

    • Ein Zertifikat

    • Eine Einladung zur Festivalteilnahme

12. Benachrichtigung

Die Filmschaffenden werden gemäß dem auf der Festival-Website veröffentlichten Zeitplan per E-Mail über ihren Auswahlstatus informiert.

13. Alters- & Inhaltsbeschränkungen

  • Filme müssen den deutschen gesetzlichen und ethischen Standards entsprechen.

  • Keine pornografischen oder expliziten Inhalte sind erlaubt.

  • Filme, die gegen diese Bestimmungen verstoßen, werden disqualifiziert.

14. Gewinner & Auszeichnungen

Alle offiziell ausgewählten Filme erhalten:

  • Festival-Laurel

  • Teilnahmezertifikat

Ausgezeichnete Filme sind berechtigt für:

  • Festivalvorführungen

  • Promotion-Veranstaltungen und Encore-Screenings

15. Festivalrechte

Das NRW Film Festival behält sich das Recht vor:

  • Zeitpläne oder Veranstaltungsorte aus technischen, rechtlichen oder organisatorischen Gründen zu ändern

Die Einreichungsgebühren bleiben in allen Fällen nicht erstattungsfähig.